Rendre notre gestion plus efficace

Service de garde

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France Laramée

J'ignore de qui est la citation, je n'ai retenu que le texte:
«La meilleure façon de s'adapter au changement, c'est d'en être l'instigateur».

Dans ce vent de folie qui nous entraîne ces temps-ci, j'ai dû me rendre à l'évidence: je ne peux pas tout faire ni être partout! Évident direz-vous, c'est une bonne leçon d'humilité de la vie!

Inscrite en administration à l'Université de Sherbrooke en 1995-96, j'ai suivi un cours intitulé «gestion des organisations». C'est là que j'ai entendu parlé d'Hervé Serieyx pour la première fois. Conférencier recherché tant en Europe qu'au Québec, M. Serieyx est consultant en ressources humaines et en management. Il est l'auteur de plusieurs volumes dont: Le Big Bang des organisations, l'Entreprise du 3e type, le Zéro mépris, et Changer le changement. Il décrit l'organisation française comme étant pyramidale, où à chaque pallier s'exerce de plus en plus de contrôle pour ne laisser qu'à la base la docilité et la non-initiative. Le modèle qu'il propose est en quelque sorte une double pyramide où l'on garde d'un côté un aspect gradué de pouvoir et de délégation des responsabilités et de l'autre, un aspect d'initiative. Donnez le maximum de liberté de manoeuvre aux travailleurs, car ils sont à la base, ils savent et comprennent mieux que quiconque les besoins essentiels à leur niveau de production et sont en mesure de solutionner plusieurs problèmes auxquels ils sont confrontés tous les jours. De plus en plus, les travailleurs sont instruits, intelligents et leur opinion peut grandement être utile à l'organisation. J'y avais entendu parler pour la première fois «d'empowerment», un mot à la mode en gestion...

Depuis longtemps, je tentais d'intéresser les éducatrices à la gestion de la garderie. Certaines d'entre elles y démontraient des aptitudes et de l'intérêt, mais d'autres continuaient d'être passives quant à l'implication et très actives dans le commentaire… J'ignore ce qui est venu en premier, ni exactement comment tout cela s'est mis en place, mais de tous ces exercices de réflexion et de mise en commun est issu un mode de fonctionnement qui, en plus de me libérer de nombreuses tâches, contribue à responsabiliser le personnel et à le conscientiser des limites de la gestion.

Chaque année, à la réunion de personnel de septembre, nous effectuons une réflexion quant aux objectifs que nous désirons atteindre et/ou poursuivre. De cette réflexion, le personnel détermine les priorités et forme des comités: sorties, fêtes spéciales, trousses de premiers soins, formation, livres de références, guide de l'éducatrice, etc. L'équipe a défini que la participation aux comités n'était pas obligatoire, mais que le personnel qui ne s'impliquait pas devait demeurer disponible pour donner un coup de main, sur demande des comités en période de pointe. Nous l'avons appelé le comité volant!

Une fois les comités constitués, une rencontre est prévue avec la responsable, et les membres doivent présenter les objectifs poursuivis, les moyens envisagés et les ressources nécessaires. Un budget leur est alors accordé et elles ont tout le loisir de le gérer en conformité avec les besoins exprimés. Des sommes peuvent donc être consacrées au paiement d'heures de travail car nous n'exigeons pas d'elles un bénévolat en surplus de leur tâche. La participation aux comités fait partie de leur travail et si elles doivent effectuer des heures supplémentaires justifiées, elles peuvent être rémunérées. Elles doivent tenir la comptabilité des sommes utilisées, conserver une copie des pièces justificatives et remettre en août de l'année suivante un rapport d'activités.

Cette formule a si bien fonctionné que nous l'avons étendue aux réunions de personnel pour l'année en cours. Des équipes se sont constituées autour de sujets d'intérêts et des ateliers «Jouer c'est magique pour éducatrices...» sont organisés par le personnel pour le personnel.

Désormais, mon rôle est de coordonner, de supporter et d'accompagner le personnel dans cette démarche qui leur permet d'avoir une influence réelle sur leur travail. J'observe qu'elles se sentent de plus en plus concernées et font de nombreuses démarches afin de trouver des réponses satisfaisantes à tous les problèmes rencontrés. Il est évident qu'un climat de confiance est essentiel et que la responsable doit éviter de «tomber à la moindre erreur sur le dos de celles qui font des efforts». Combien gratifiant cependant de voir des éducatrices assumer l'organisation de tout le matériel d'arts plastiques, de gérer les inventaires, de faire les achats et d'assurer le ravitaillement de toute l'équipe avec le sourire en prime!

Celles qui auparavant demeuraient effacées s'impliquent selon leur niveau de compétence et de disponibilité. Elles assument progressivement de plus en plus de responsabilités et encadrent même les nouvelles venues! Je partage la responsabilité de la gestion du CPE avec une équipe motivée, dynamique et ressourçante. Cela me libère de tâches quotidiennes et fastidieuses, et me permet de consacrer mes énergies à la planification stratégique et à trouver des solutions novatrices. Mon objectif premier ces temps-ci? Faire reconnaître le travail des intervenantes en CPE: responsables, éducatrices et cuisinières, et pourquoi pas l'équité salariale !

Pour voir un exemple des formulaires utilisés, cliquez sur celui qui vous intéresse:

• Formation d'un comité
• Préparation d'atelier pour une réunion du personnel
• Rapport financier

L'auteure est directrice du CPE La Voûte Enchantée, à Montréal.